Partywinkel stopte met inkopen via een min/max strategie

Met een 10-jarig bestaan in het vooruitzicht is Partywinkel.nl uitgegroeid tot een gevestigde e-tailer voor feestproducten in Nederland. Gestart vanaf een zolder met niet meer dan enkele plastic IKEA-bakken om hun voorraad in op te slaan, breidden ze het afgelopen decennium aanzienlijk uit. De twee oprichters, Patrick en Casper, zijn nog steeds dagelijks betrokken bij de groei van hun merk. Lees verder om erachter te komen welke uitdagingen zij hebben moeten overwinnen om hun groei duurzamer te maken. En kom erachter hoe automatisering Partywinkel in staat stelde om strategischer te werk te gaan en met hun tweede e-commerce project te starten: Babywinkel.nl.

Uitdaging om de groei te beheersen

Partywinkel is het verhaal van twee vrienden die vanaf een zolderkamer een webshop begonnen en uitgroeiden tot een volledig operationele e-commerce partij met een distributiecentrum en 45 medewerkers. Patrick Noij, oprichter, licht de evolutie van hun ‘self-made’ organisatie toe. “We hebben alles zelf opgebouwd. Er was geen boek dat ons kon uitleggen hoe je een magazijn opzet, een barcodesysteem implementeert en inkoopactiviteiten organiseert. We hebben alles zelf ontwikkeld, geprobeerd en verbeterd. Gaandeweg nam onze groei zo toe dat we ons afvroegen: ‘hoe kunnen we dit beheersen?’. ”

“We zaten aan onze limiet en moesten kiezen of we een extra verdieping op ons magazijn wilden bouwen. Opschalen zou betekenen dat we extra investeringen en medewerkers zouden moeten toevoegen om de groei mogelijk te maken. We stonden echt op een kruispunt.”

Patrick gaat verder door te vertellen dat er ook operationele uitdagingen waren: de groei van de voorraad en het tijdrovende inkoopproces. “We plaatsten nog steeds handmatig inkooporders. Letterlijk door producten in het online winkelmandje van een leverancierswebsite te gooien. Zo werkte dat. Op een gegeven moment moet je echter uit je comfortzone stappen en een beslissing nemen over je groei. We wisten dat we het anders moesten aanpakken en zeiden: er moet toch een systeem zijn dat de inkopen voor ons berekent en voorspelt.”

‍

Accepteer uitdagingen, neem beslissingen

“Het runnen van Partywinkel werd zo tijdrovend dat we op zoek gingen naar oplossingen om onze activiteiten efficiënter te maken. We werkten met een statische min/max inkoopstrategie en dat had een negatief effect op de cashflowpositie en het voorraadniveau. Als de vraag plotseling terugliep, hadden we te maken met overtollige voorraad.”

Patrick en Casper vonden in Optiply een partner met oplossingen voor hun inkoopuitdagingen en die een integratie bood met hun bronsysteem Lightspeed.

“Daarnaast besloten we om onze gehele logistiek afdeling uit te besteden aan een fulfilmentpartij. Dat was een moeilijke beslissing, want het betekende het afscheid van 35 mensen.”

Patrick legt uit dat dit nodig was om weer grip op het bedrijf te krijgen. “De manier waarop we ons bedrijf structureerden was niet gezond meer en vertraagde onze andere activiteiten. De stress om alles zelf te willen doen remden de groei en evolutie van het bedrijf.”

3 uitdagingen voor Partywinkel waren

1. Handmatig en tijdrovend inkoopproces
2. Statische min/max inkoopstrategie
3. Beperkte controle voorraadbeheer

‍

Automatisering voegt efficiëntie toe

Het toevoegen van de geautomatiseerde inkoopoplossing van Optiply versnelde het inkoopproces van Partywinkel. Vanaf dat moment konden ze afscheid nemen van het handmatig plaatsen van inkooporders en de statische min/max inkoopstrategie. Het resulteerde in meer controle over het voorraadbeheer en een verbeterde cashflowpositie.

Samenwerken met een fulfilmentpartij en Optiply maakt de werkzaamheden van Partywinkel efficiëntier. Patrick: “Het inkoopproces is nu bijna volledig geautomatiseerd en we plaatsen bestellingen met één klik. Dat is vooral handig als mijn partner Casper, onze inkoper, afwezig is en ik het van hem overneem. In het hoogseizoen checken we Optiply’s voorgestelde inkoopadviezen nog wel, zodat we met onze marktkennis waarde kunnen toevoegen. Daarnaast hebben we meer inzicht in omzetstijgingen gekregen. Het maakt Optiply tot een systeem dat ons in staat stelt ons voorraadniveau te beheersen en meer producten toe te voegen aan ons assortiment.”

“We wisten dat we het anders moesten aanpakken en zeiden: er moet toch een systeem zijn dat de inkopen voor ons berekent en voorspelt.” - Patrick Noij - Oprichter, Partywinkel.nl & Babywinkel.nl

Groei in Servicelevel

Door de samenwerking met Optiply heeft Partywinkel de voorraad kunnen uitbreiden zonder het risico op overtollige voorraad of negatieve cashflow impact. Volgens de ABC-analyse die Optiply gebruikt om de voorraad te categoriseren, is de groei voor A-categorie producten het grootst. Bovendien hebben deze producten meer impact op de omzet dan categorie B- en C-producten. Terwijl het voorraadniveau toenam, steeg de omzet met 92%. Daarnaast bracht Partywinkel de nee-verkopen met bijna 5% terug, wat laat zien dat hun serviceniveau is verbeterd.

Geboorte van babywinkel.nl

De grootste winst van Patricks en Caspers beslissing om automatisering in hun bedrijfsvoering te integreren, is dat ze met een tweede webshop zijn gestart: Babywinkel.nl. “We zijn allebei twee keer vader geworden. Tijdens het bestellen van items voor de kinderkamers was het frustrerend dat producten niet beschikbaar waren, uitverkocht of met vertraging geleverd werden. Vooral stock-outs waren iets wat ons frustreerde, aangezien we in ons bedrijf zelf niet met back-orders werken – om nee-verkopen te voorkomen en klanten niet teleur te stellen. Dat was voor ons de aanleiding om een jaar geleden met Babywinkel te starten. We hadden Partywinkel neergezet en wilden een uitdaging in een andere markt aangaan.”

Patrick legt uit wat ze meemaakten. “Babywinkel.nl bracht de uitdagingen van het opereren in een gesloten en trage markt. Leveranciers aarzelden om met een nieuwe partij samen te werken en zeiden letterlijk dat de markt al verdeeld was. Desalniettemin waren we volhardend en zetten we hoog in. Sinds de start in oktober vorig jaar hebben we enorme stappen gezet. We kunnen nu zeggen dat de leveranciers zijn bijgedraaid en dat we alle bekende merken op voorraad hebben.” Patrick vertelt dat hij en Casper zich volledig inzetten voor het ontwikkelen van hun webshops. “Ons doel is om van zowel Partywinkel als Babywinkel de nr.1 webshop in hun markt voor Nederland en België te maken.”
‍

3 resultaten van de samenwerking met Optiply

1. Minder tijdrovend inkoopproces
2. Meer inzicht in verkoopcijfers
3. Inkooptaken zijn overdraagbaar