Hoe Mastertools winst maximaliseert met slim voorraadbeheer en dynamic pricing

Mastertools, opgericht in 2008, is een snelgroeiend familiebedrijf gespecialiseerd in hoogwaardig elektrisch gereedschap. Vanuit Groningen en Bleiswijk verwerken ze jaarlijks meer dan 100.000 webshoporders, met een omzet van €36 miljoen en een groei van ruim 10% per jaar.

Maar achter de schermen liep het inkoopproces al een tijdje vast. Meer dan 1.100 openstaande backorders en foutgevoelige handmatige processen maakten duidelijk: het moest anders. In mei 2024 stapte Mastertools over op Optiply.

Tijdens de Webwinkel Vakdagen 2025 deelde Business Manager Randy Hatzmann hoe deze keuze leidde tot slimmer voorraadbeheer én winstmaximalisatie.

Inkoopbeperkingen door een min/max-model remden groei

Voorraadbeheer bij Mastertools was lange tijd gebaseerd op een statisch min/max-systeem binnen Exact Online. Naarmate het bedrijf groeide en het assortiment uitbreidde, werden de beperkingen van deze aanpak steeds duidelijker. Er was geen ruimte voor dynamische aanpassingen op basis van actuele vraag, trends of prijsfluctuaties.

Inkopers werkten dagelijks op gevoel en zonder duidelijke triggers, wat resulteerde in:

• Meer dan 1.100 openstaande backorders
• Dode voorraad van langzaam lopende artikelen
• Geen inzicht in levertijden van leveranciers 
• Efficiënte processen met inkopen op basis van onderbuikgevoel

Door inefficiënte processen ontstond er een enorme werkdruk. Zo waren er wel 5 tot 20 handmatige bestelrondes per dag. Het inkoopproces was niet schaalbaar en stond strategische groei in de weg. Zo vertelt Randy: “Zonder prijsinzicht en automatisering liepen we structureel omzet mis. Soms misten we een hele order omdat één artikel niet op voorraad was.”

Het team zag in dat de processen niet schaalbaar waren en veel tijd, nauwkeurigheid én marge kostten.

Van complexe systemen naar een slimme oplossing met Optiply

In hun zoektocht naar een oplossing die aansloot bij hun schaal en ambities, kwam Mastertools uit bij Optiply. Waar grotere systemen vaak te complex of log aanvoelden, bood Optiply precies wat ze nodig hadden, namelijk overzicht, grip en flexibiliteit.

Dankzij de plug-and-play koppeling met Exact Online was de implementatie binnen enkele weken afgerond, zonder langdurige IT-trajecten of ingewikkelde set-ups. Het team van Mastertools ervaart het platform nu niet alleen gebruiksvriendelijk, maar benoemt ook dat het is gebouwd om inkopers strategisch te laten werken in plaats van reactief. 

Het effect van datagedreven inkoop is grip, groei en meer winst

Na de overstap naar Optiply veranderde er snel veel. Waar inkopers voorheen hele dagen bezig waren met handmatige bestellingen, kwam er plots tijd vrij voor strategische keuzes en optimalisatie. Inkoopadvies werd betrouwbaarder, de processen efficiënter en het voorraadbeheer een stuk scherper.

De resultaten spreken voor zich:

• 50% minder backorders
• 21% minder voorraad
• 92% van de inkoop geautomatiseerd

“Onze twee inkopers besteden nu maximaal 15 minuten per dag aan inkoopbestellingen, dankzij een automatiseringsgraad van 92%. Voorheen nam dit hun hele werkdag in beslag. Tegelijkertijd hebben we onze backorders gehalveerd en 20% op voorraad bespaard.”

Door deze automatiseringsslag werkt het team niet alleen efficiënter, maar ligt de focus nu ook op zaken die direct bijdragen aan groei en margeverbetering.

Dynamic pricing versterkt inkoopbeslissingen

Naast automatisering wilde Mastertools ook de dynamic pricing koppelen aan het geoptimaliseerde inkoopproces. Door Priceshape te integreren met Optiply kreeg het team realtime inzicht in hun prijspositie ten opzichte van de markt. Dit inzicht bleek cruciaal om inkoopbeslissingen nog slimmer te maken.

Dankzij de prijsprestatie-indicator in Optiply kunnen inkopers nu direct zien welke inkoopadviezen extra controle verdienen en welke automatisch kunnen worden doorgezet.

“Als we weten dat we op prijspositie #1 staan, kunnen we in 95% van de gevallen met een gerust hart op de knop drukken,” aldus Randy. “De tijd die we overhouden spenderen we aan het actief sturen op acties, prijsoptimalisatie en internationale sourcing.”

Dynamic pricing en dynamic inkoop vormen zo een krachtig duo: ze versterken elkaar en zorgen voor betere marges, snellere beslissingen en een hogere beschikbaarheid van populaire producten.

Van operationeel naar strategisch inkopen

Met 92% inkoopautomatisering heeft het team van Mastertools de ruimte gecreëerd om verder vooruit te kijken. De operationele brandjes van vroeger zijn ingeruild voor structurele optimalisaties met directe impact op winstgevendheid.

Het team richt zich nu op gerichte promoties, betere inkoopcondities en internationale sourcing. De strategische focus ligt nu op:

• Volledige EDI-integratie voor automatisch bestellen bij alle merken
• Uitbreiding van dynamic pricing naar meer productgroepen
• Internationale sourcing om prijspositie #1 te behouden en versterken
• Slimmere assortimentsstrategieën op basis van data en seizoensinvloeden

De samenwerking met Mastertools laat precies zien waar we bij Optiply voor staan: inkoopteams helpen om altijd volledig automatisch de juiste inkoopbeslissingen te nemen. Dankzij slimme automatisering, gebruiksvriendelijke software en sterke datakoppelingen haalt Mastertools nu meer uit iedere bestelling.

Benieuwd hoe jouw bedrijf ook efficiënter en winstgevender kan inkopen? Vraag nu een demo aan. In 15 minuten laten we je zien hoe het platform werkt en delen we advies over hoe je kunt groeien met minder voorraad. Geen tijd voor een demo? Bereken direct wat je zelf kunt besparen met Optiply.