Hoe KoopjesDrogisterij inkoop volledig automatiseert en marges bewaakt met externe data

KoopjesDrogisterij is een bekende speler in de online drogisterijwereld. Vanuit een magazijn van 6.000 m² en met ruim 100 medewerkers verwerken ze meer dan 750.000 orders per jaar. Toen de webshop in 2023 een nieuwe start maakte onder het overkoepelende bedrijf DrogisterijWeb, werd één ding al snel duidelijk: het bestaande maatwerksysteem voor inkoop was niet toekomstbestendig.

Elke systeemupdate vereiste handmatig werk. Inkoopdata werd handmatig verwerkt. En er was geen mogelijkheid om leveranciers slim te selecteren op basis van prijs, levertijd of beschikbaarheid. Om schaalbare groei te realiseren startte KoopjesDrogisterij in 2024 met Optiply voor inkoopautomatisering. 

Tijdens de Webwinkel Vakdagen spraken we met Martijn Alserda, Hoofd Inkoop bij KoopjesDrogisterij over de weg naar volledige inkoopautomatisering. Lees gauw verder voor alle inzichten.

Handmatige inkoop, statische data en gemiste kansen

Voor de overstap naar Optiply werkte KoopjesDrogisterij met een maatwerk B2B-oplossing die allesbehalve flexibel was. Iedere systeemupdate vroeg om handmatige aanpassingen, en er was geen volwaardige oplossing voor inkoop. Dat maakte het moeilijk om snel te schakelen, iets wat juist cruciaal is in een markt waar prijzen, beschikbaarheid en levertijden dagelijks veranderen.

Bovendien waren er geen geautomatiseerde datastromen vanuit leveranciers. Dat maakte het moeilijk voor inkopers om te wisselen tussen leveranciers voor een betere prijs of de snelste levering. Alles gebeurde handmatig, op basis van verouderde min/max-modellen die geen rekening hielden met seizoensinvloeden, acties of voorraadrisico’s.

De grootste uitdagingen:

• Geen volwaardige inkoopoplossing
• Geen automatisering van externe datafeeds
• Geen slimme koppeling tussen marketing en voorraad
• Moeilijk kunnen schakelen tussen +/- 100 leveranciers

Met meer dan 40.000 artikelen (waarvan 20.000 op voorraad) en 65.000 maandelijkse orders was handmatig inkopen simpelweg niet meer houdbaar.

Binnen 2 weken overstappen op een schaalbaar inkoopproces

De overstap naar Optiply kwam voort uit twee belangrijke behoeften: snelheid en schaalbaarheid. Dankzij advies van MontaWMS en het snelle schakelen van het Optiply-team, kon KoopjesDrogisterij binnen 1 à 2 weken starten. 

Er werd een basis gelegd voor een optimale inkoopstrategie via:

• Een snelle koppeling met Exact Online en EDI.
• Slimme datafeeds: om het inkoopalgoritme te voeden met inkoopprijzen en beschikbaarheid.
• Een strategische setup: om de inkoopstrategie af te stemmen op de voorraadwaarde en beschikbaarheid.
• Gedeelde visie: om samen te werken naar 100% inkoopautomatisering.

De overstap markeerde het begin van een transformatie van het inkoopteam naar een datateam.

Slimme datakoppelingen als fundament voor een nieuwe inkoopstrategie

Sinds de overstap naar Optiply is het inkoopproces van KoopjesDrogisterij fundamenteel veranderd. Wat eerst handmatig en reactief was, is nu volledig datagedreven ingericht. 

Er wordt met verschillende datapunten gewerkt: 

• Shopdata: voor inzichten in verkopen, seizoensinvloeden en voorraadrotatie.
• Leveranciersdata: voor inzichten in actuele prijzen, levertijden en beschikbaarheid via EDI en datafeeds.
• Marketingdata: om geplande promoties, seizoensacties en campagnekalenders te koppelen aan inkopen.
• Externe data: om markttrends en historische prestaties mee te nemen.
• Prijsdata: om inkoopbeslissingen te optimaliseren op de marge per product met informatie over prijsposities, de goedkoopste leverancier en kortingsstructuren.

Op basis van die data selecteert Optiply automatisch de optimale leverancier per artikel. Rekening houdend met prijs, levertijd, beschikbaarheid en de inkoopagenda. Tijdens de implementatie werd samen met het team een businesscase opgesteld om de juiste balans te vinden tussen voorraadwaarde en productbeschikbaarheid. Martijn vertelt: “De businesscase gaf ons vertrouwen in de keuzes die we maakten.” 

In zes weken was het hele systeem live in combinatie met MontaWMS. Deze slimme werkwijze zorgt voor directe impact:

• 40% minder backorders
• 32% minder voorraad
• 94% inkoopautomatisering

Dankzij de automatisering is het inkoopteam getransformeerd tot een datagedreven team. In plaats van dagelijks bezig te zijn met herhaalwerk, focussen inkopers zich nu op margeoptimalisatie, het selecteren van nieuwe producten en het onderhandelen van de beste deals. 

Door het assortiment continu te finetunen op basis van actuele data, groeit de strategische waarde van inkoop elke dag. Martijn licht het toe:

"Voorheen waren drie inkopers bijna fulltime bezig met bestellen. Nu is 94% van het proces volledig geautomatiseerd en volstaat één persoon. Ons team is getransformeerd van een inkoopafdeling naar een datagedreven team."

Van voorraadsturing naar margesturing met dynamic pricing

Nu het operationele deel van de inkoop grotendeels is geautomatiseerd, richt KoopjesDrogisterij zich op rendement per bestelling. Met behulp van dynamic pricing wordt er niet alleen gekeken naar voorraadniveaus, maar ook naar wat een bestelling écht oplevert.

Op orderregelniveau zijn extra kolommen toegevoegd zoals kostprijs, conversie en nettomarge, waardoor het team grip krijgt op de marge per product en per leverancier. Ook complexe prijsstructuren, zoals maandaanbiedingen en jaarlijkse kortingen, worden automatisch meegenomen in de inkoopprijs.

Het team kan nu optimale inkoopbeslissingen nemen doordat het algoritme bij iedere bestelling rekening houdt met:

• De goedkoopste beschikbare leverancier
• Actuele beschikbaarheid en levertijd
• Kortingen en prijsafspraken

De volgende stap staat in het teken van complexe leverancierskortingen verwerken in het algoritme, om nog beter de juiste leverancier te kunnen bepalen. 

De route naar 100% automatisering

Samen optimaliseren we processen om van 94% inkoopautomatisering 100% te kunnen maken. De volgende stap? Van geavanceerde automatisering naar volledig datagedreven inkoop. Daarom werken we samen aan:

• Volledige EDI-uitrol bij alle leveranciers
• AI-ondersteuning voor inkooporders bij niet-EDI leveranciers
• Sturen op nettomarge i.p.v. brutomarge met ABC-XYZ-classificatie
• Integratie van marketingpromoties in de inkoopstrategie
• Automatisering van kortingsstructuren in het algoritme

Zo groeit het inkoopproces uit tot een winstgedreven, geautomatiseerd onderdeel van de operatie.

De samenwerking met KoopjesDrogisterij laat zien hoe slimme datakoppelingen, automatisering en margesturing samenkomen in één geautomatiseerde inkoopstrategie. Ook aan de slag met een toekomstbestendige, datagedreven en volledig automatische inkoopaanpak? Plan een gratis demo of bereken direct je besparing met Optiply.