SoundImports: van reactief naar proactief inkopen

Een gat in de markt zorgde voor de enorme groei van SoundImports. Met inkopen als core business ligt hier de focus, maar wat doe je als dit proces voornamelijk in je hoofd afspeelt? Martijn en Koen, eigenaren van SoundImports vertellen hoe ze van onderbuikgevoel naar een schaalbaar inkoopproces gingen met prachtige resultaten.

SoundImports: de online winkel voor doe-het-zelf luidsprekers en audio-onderdelen

Vanuit een kleine studentenkamer, maar met wel een boel energie en een mooie business case, startte Martijn Ouwerkerk SoundImports. Tijdens een stage in de Verenigde Staten bouwde hij het juiste netwerk en zag hij een gat in de markt voor de Europese audiofielen. Liefhebbers voor zelfbouw audio componenten en accessoires. Dat Martijn een gat had gevonden werd al snel duidelijk. Al snel groeit SoundImports van 5 bestellingen per week, naar gemiddeld 125 bestellingen per dag. Sinds die tijd is er een hoop veranderd en al snel, in 2016, kwam Koen Pronk aan boord. Samen werken ze dagelijks aan het verbeteren van de webshop, service en gebruikservaring met als doel dé one-stop-shop voor zelfbouw audio onderdelen te worden van Europa.

“FD Gazellen” award

Door een goede voorraad heeft SoundImports enorm kunnen groeien. In 2020 ontvingen ze de FD Gazellen en stonden ze op de 11e plaats van snelste groeiers in Nederland. Koen vertelt over het belang van de voorraad voor deze groei: “Een goede voorraad is echt onze core business. We bevinden ons in een unieke niche en juist hierdoor kunnen we klanten binden door producten altijd op voorraad te hebben. Een slechte voorraad zie je niet alleen terug in de omzet, het gaat nog verder, je ziet het uiteindelijk ook terug in bijvoorbeeld de klantervaringen en het aantal supportvragen. Anno 2021 wil je dat een webshop je product gewoon direct leverbaar heeft, dat willen wij zelf ook en daar strijden we elke dag voor.”

‍

Groeiende inkoopuitdagingen

Een enorme groei en in eerste oogopslag een goed inkoopproces, wat heb je dan nog meer nodig zou je denken? Toch zijn er in elke groeifase weer nieuwe uitdagingen: “Ik had het echt onwijs druk. Ik ben blij dat Koen aan boord is gekomen, maar daar was nog niet alle druk mee weg gehaald. Inkopen kostte veel tijd en tijd is enorm kostbaar. Alle informatie met betrekking tot inkopen zat in mijn hoofd en alles wat in je hoofd zit is niet schaalbaar.

We vragen ons elke keer af: ‘Kunnen we het nog managen als we verdubbelen’, met betrekking tot inkopen was dit niet het geval”, vertelt Martijn. Koen vult hem aan: “Daarnaast loop je op het begin altijd tegen financieringsuitdagingen aan. We zaten met de altijd prangende vraag: ‘Meer geld of beter inkopen?’, beter inkopen was hier een duidelijk antwoord op.”

‍

Feilloze koppeling met Exact Online

“De integratie van Exact Online op Optiply was zo geregeld”, vertelt Martijn. “Het lastige was wel het schakelen naar een nieuwe manier van inkopen. Ik moest enorm wennen aan een nieuw denkpatroon. Voorheen deed ik bijvoorbeeld inkopen door de website door te spitten en Exact hiernaast te houden. Ik kon een aantal uren bezig zijn met een bestelling bij één leverancier. Dit tijdrovende speurwerk doet Optiply nu voor me! Bij de start is Optiply direct aan de slag gegaan met twee jaar aan bruikbare data. “Ik merkte al na 1,5 maand tijd verschil in hoe ik mijn inkopen deed.”

“Optiply is echt een mooie aanvulling op Exact. Waar ik bij Exact nog veel informatie zelf moest aanvullen zorgt Optiply dat dit dynamisch klaar staat. Ik kan hier gewoon op vertrouwen, ik krijg zelfs een trigger wanneer ik moet inkopen.”

‍

Van reactief naar proactief inkopen

“Ik bekijk nu dagelijks welke bestellingen ik moet plaatsen. Of ik nu bij nationale of internationale leveranciers moet bestellen, dit werkt allemaal prima en Optiply kiest de beste verzendmogelijkheid voor me uit. Het inkoopadvies staat altijd klaar in de dynamische agenda. “Juist de dynamische trigger is uniek en heeft me heel erg geholpen om mijn inkoopproces van reactief naar proactief te veranderen”.

‍

Overdraagbaar én schaalbaar inkoopproces

“Zoals we al zeiden is de inkoop onze core business, door Optiply is deze kern nu ook schaalbaar én overdraagbaar geworden. Waar ik eerst omkwam in het inkoop werk, kan ik het nu nog steeds goed managen. Ook nu we weer verder gegroeid zijn. Ik verwacht dat ik het op deze manier nog steeds kan managen als we weer verder groeien. Bij de meeste leveranciers vertrouw ik blindelings op Optiply voor mijn inkooporder. Sterker nog, ik zou nu meer in Optiply vertrouwen dan een nieuwe inkoper!” vertelt Martijn met een glimlach.

‍

Hoger doel bereikt: meer strategische betrokkenheid

Op de vraag of Optiply een bijdrage heeft geleverd aan een doel die Koen en Martijn anders niet verwacht hadden te bereiken antwoord Martijn volmondig “Ja”, zo vertelt hij: “Mijn hoofddoel is werken aan de strategische groei van het bedrijf. Hierdoor moet ik minder operationeel bezig zijn.“

Koen valt Martijn nog bij: “Naast dat we nu ook meer liquiditeit hebben voor een snellere groei, kunnen we echt werken aan ons doel: de one-stop-shop. We zijn altijd op zoek naar het vinden van nieuwe leveranciers door klanten te vragen wat ze nodig hebben. We hebben echt de ruimte om deze partijen te benaderen en hier mooie deals mee te sluiten!”

‍