In e-commerce is de servicegraad een belangrijke maatstaf voor succes. De servicegraad geeft namelijk een indicatie over het functioneren van jouw voorraadbeheer. Benieuwd hoe je de servicegraad kunt verbeteren? In dit artikel delen we alle ins en outs, weet je precies hoe je de servicegraad kan berekenen en geven we praktische tip om je servicegraad te verbeteren. 

In het kort: 5 tips om je servicegraad te verbeteren

Een hoge servicegraad betekent dat je vrijwel altijd kunt leveren wat de klant wil, wat direct bijdraagt aan omzet, klanttevredenheid en concurrentievoordeel. Wil je aan de slag met het verbeteren van je servicegraad? Dan helpen deze 5 tips je op weg.

• Voer een ABC-analyse uit en focus op je A-producten.
• Breng omloopsnelheid in kaart en stem voorraad hierop af.
• Gebruik forecasting en voorraadplanning om op vraag te sturen.
• Monitor levertijden van leveranciers en bestel proactief.
• Faseer producten uit die weinig waarde toevoegen.

Meer weten over de servicegraad en hoe je deze tips zelf kunt toepassen? Lees dan gauw verder. 

Wat is de servicegraad van webshops en waarom is deze belangrijk?

De servicegraad geeft aan in hoeverre een bedrijf erin slaagt om aan de klantvraag te voldoen. Stel dat je een servicegraad van 100% hebt, dan betekent dit dat je klanten altijd het product kunnen kopen dat ze graag willen hebben. Een servicegraad van 95% houdt in dat van iedere 100 webshop bezoekers, 95% op ieder moment hun gewenste aankoop kunnen doen.
Je stelt in principe dus 5 mensen teleur. Je servicegraad is eenvoudig te berekenen met behulp van de volgende formule: 

Servicegraad = (aantal artikelen op voorraad / totaal aantal artikelen in het assortiment) × 100%

Waarom is de servicegraad belangrijk?

De servicegraad zegt veel over je productbeschikbaarheid en heeft directe invloed op klanttevredenheid, retentie en op de winstgevendheid van je onderneming. Als je geen controle hebt over je servicegraden kun je met nee-verkopen te maken krijgen, die kunnen leiden tot:

• Omzetverlies
• Negatieve klantreviews
• Kansen voor concurrenten
• Stagnerende of dalende bedrijfsgroei

Klanten van jouw webshop verwachten een snelle en betrouwbare levering wanneer ze een product bestellen. Door je servicegraad te verbeteren kun je je concurrentiepositie versterken en de loyaliteit van je klantenkring versterken. 

Waarom is het lastig je servicegraden onder controle te houden?

Het behouden van stabiele servicegraden is voor veel e-commerce bedrijven een uitdaging. Zodra je de grip verliest, kunnen er snel negatieve effecten optreden zoals gemiste verkopen, lagere omzet en ontevreden klanten die hun producten ergens anders kopen. Controle houden is daarom cruciaal om out-of-stock situaties te voorkomen en je betrouwbaarheid richting klanten hoog te houden. Maar waarom is het zo moeilijk?

Onjuiste data

Zonder complete en accurate data mis je het inzicht dat nodig is om goed in te kopen. Dit kan leiden tot overstock, waarbij je te veel kapitaal vastzet in producten die blijven liggen, of juist tot tekorten, waardoor je bestsellers niet beschikbaar zijn wanneer klanten ze willen kopen.

Te weinig inkopen

Wanneer je onvoldoende inzicht hebt in verkoopdata en trends, is de kans groot dat je te weinig of de verkeerde producten inkoopt. Gemiste verkoopkansen en ontevreden klanten zijn dan vaak het gevolg, terwijl je wel schapruimte en budget verspilt aan artikelen die niet hardlopen.

Geen automatisering

Een handmatig proces, bijvoorbeeld in Excel, is tijdrovend en foutgevoelig. Bestellingen worden te laat, onvolledig of zelfs helemaal niet geplaatst. Automatisering in je inkoopproces zorgt voor overzicht, tijdsbesparing en het werken met actuele data ten alle tijden, zodat orders op tijd de deur uitgaan.

Geen inzicht in lead times

Lead time is de tijd tussen het plaatsen van een bestelling en het moment dat deze geleverd wordt. Wanneer deze levertijden langer zijn dan verwacht, ontstaan leveringsproblemen en stijgt de kans dat populaire producten vaker niet op voorraad zijn.

Geen rekening houden met seizoenspatronen

Verkoopvolumes schommelen gedurende het jaar. Als je niet inspeelt op piekmomenten, loop je omzet mis. Koop tijdig in bij naderende drukke periodes, maar houd ook rekening met het feit dat je concurrenten hetzelfde zullen doen, wat kan leiden tot langere levertijden bij leveranciers.

Hoe bepaal je de optimale servicegraad?

Het bepalen van de ideale servicegraad vereist een zorgvuldige afweging tussen verschillende factoren, waaronder investeringen in voorraad en het minimaliseren van nee-verkopen. Hier zijn enkele stappen die kunnen helpen.

Bepaal de nodige investering om te kunnen groeien

Als ondernemer moet je bereid zijn om in je voorraad te investeren om nee-verkopen te voorkomen. Door je voorraad in te delen met een ABC-analyse kun je je producten categoriseren en kom je erachter wat je hardlopers en minder goedlopende producten zijn. 

Die kennis stelt je in staat om een plan te ontwikkelen om de omloopsnelheid van producten te verhogen en de servicegraad te verbeteren. Nee-verkopen blijven namelijk vaak niet alleen bij één product. De kans dat de hele winkelwagen wordt verlaten wordt groter naarmate gewenste producten niet op voorraad zijn. 

Bepaal de veiligheidsvoorraad

Het is belangrijk om een goede verhouding te vinden waarin voorraadkosten, inkoopkosten en kosten door nee-verkopen zo laag mogelijk blijven. Door de veiligheidsvoorraad op een nauwkeurige manier te berekenen, kun je je beschermen tegen onverwachte schommelingen in de vraag en daarmee je servicegraad waarborgen.

5 tips om je servicegraad te verbeteren

Het verbeteren van de servicegraad vereist een combinatie van strategische planning en operationele uitvoering. We delen vijf praktische tips om je servicegraad te verbeteren. 

1. Voer een ABC-analyse uit

Door producten te categoriseren op basis van hun omzet en winstgevendheid kun je je voorraadbeheer optimaliseren en productbeschikbaarheid waarborgen. Richt je op de producten die de grootste bijdrage leveren aan je bottom line.

Met Optiply zie je bijvoorbeeld in één oogopslag welke A-producten altijd op voorraad moeten zijn en welke C-producten je minder vaak hoeft in te kopen.

2. Breng de omloopsnelheid van producten in kaart

Door de omloopsnelheid van producten te analyseren kun je inzicht krijgen in hard- en zachtlopers. Gebruik rapportages om te zien dat product X slechts 4 keer per jaar verkoopt, terwijl product Y elke week wordt besteld. Dit stelt je in staat om voorraadniveaus beter op de klantvraag af te stemmen en het moment van herhaalinkopen te plannen. 

3. Houd een voorraadplanning aan

Een systematische aanpak van forecasting, demand planning en herhaalinkopen is essentieel voor het handhaven van een hoge servicegraad. Door gebruik te maken van voorraadoptimalisatie software kun je als webshop je voorraadniveaus nauwkeurig afstemmen op de vraag van klanten.

Optiply berekent bijvoorbeeld automatisch het optimale bestelmoment op basis van historische data, seizoenspatronen en levertijden.

4. Monitor levertijden van leveranciers

Het is belangrijk om de levertijden van je leveranciers nauwlettend in de gaten te houden. Hierdoor kun je vertragingen voorkomen die een negatieve invloed op de servicegraad hebben. 

Ontdek bijvoorbeeld dat leverancier A structureel 3 dagen later levert dan afgesproken en bestel proactief eerder om tekorten te voorkomen.

Optiply houdt levertijden automatisch bij en past inkoopadviezen hierop aan, zodat je altijd op tijd bestelt.

5. Faseer producten uit die geen bijdrage leveren aan de servicegraad

Producten met lage vraag of marges nemen onnodig ruimte en kapitaal in. Denk aan artikelen die maanden op de plank blijven liggen en toch maar een fractie van de omzet opleveren. Door deze uit te faseren leg je de focus op de producten die het belangrijkst zijn voor het handhaven van een goede servicegraad.

Ga aan de slag met data om je servicegraden te bepalen en verbeteren

Het gebruik van realtime data kan het verschil maken voor het bepalen van de servicegraden in je webshop. Door gebruik te maken van inkoop- en voorraadoptimalisatie software ben je als onderneming in staat om trends en seizoenspatronen te identificeren. Daarmee vermijd je dat onnodige voorraadkosten in je cashflow snijden.

Key is dat je in staat bent om je voorraadniveaus dynamisch af te stemmen op de actuele klantvraag. Een hoge servicegraad helpt je namelijk het verschil te maken in een dynamische markt zoals e-commerce.

Met software krijg je niet alleen inzicht in service levels, maar je krijgt ook de middelen om deze te verbeteren. Zo behaal je een aanzienlijk voordeel ten opzichte van je concurrentie, structureer je voorraadbeheer en waarborg je klanttevredenheid.

Benieuwd hoe dit werkt voor jouw organisatie? Bereken het voordeel dat voorraadoptimalisatiesoftware maakt via een calculator of vraag vrijblijvend een demo aan.