6 signalen dat je demand planning en vraagforecasting moet verbeteren

In het kort

• Problemen met demand planning en forecasting kondigen zich zelden aan. Je merkt ze aan stockouts, dead stock en brandjes blussen, in plaats van een duidelijke storing in het proces.
• Zes signalen maken duidelijk dat je proces niet optimaal is ingericht: onvoorspelbare pieken, cash die vastzit in voorraad, afhankelijkheid van één persoon, handmatige spreadsheets, te laat zicht op nee-verkopen, en een nieuwe collega die het gat blootlegt.
• Begin bij het fixen van het proces, pas daarna de forecast. Bepaal welk signaal van toepassing is, en verbeter daarna de forecastnauwkeurigheid.
• Optiply-klanten zoals Fitwinkel en Tackle Group Europe laten zien wat dat oplevert.
  ‍

Hoe ziet gebrekkige demand planning en forecasting eruit?

Een kapot proces ziet er zelden dramatisch uit op dagelijkse basis. Het is een spreadsheet die maar één persoon begrijpt, een bestelbeslissing op gevoel omdat er geen tijd was om de cijfers te checken, of een stockout die drie campagnes op rij wordt afgedaan als "pech".

Een proces met een lage volwassenheidsgraad uit zich meestal in hogere safety stock en een tragere reactie op verschuivingen in de vraag dan een gedocumenteerd proces zou geven.

Onderzoek van IHL Group laat zien dat inventory distortion (de gecombineerde kosten van stockouts en overstock) de wereldwijde retailsector $1,73 biljoen per jaar kost. Retailers die AI inzetten voor demand planning en forecasting rapporteren een omzetgroei die 2,3 keer hoger ligt dan bij retailers die nog met spreadsheets werken.

De tabel hieronder koppelt elk signaal aan de trigger waarmee het in de praktijk meestal samen opduikt.

Je weet nu hoe een haperend proces eruitziet. Tijd om de zes signalen apart onder de loep te nemen, zodat je ze binnen jouw organisatie snel herkent.
‍

6 signalen die vragen om een nieuwe aanpak van demand planning en forecasting

Elk van deze zes signalen is een symptoom met een specifieke, oplosbare oorzaak.

1. Verkooppieken overvallen je

Loop je bij elke promotie, campagne of piekseizoen tegen een stockout aan, of blijf je juist met overtollige voorraad zitten? Dan houdt je proces geen rekening met schommelingen in de vraag, maar reageert het alleen op gemiddelden. Dit is de trigger die e-commerceteams het hardst voelen: een stockout precies op het moment dat de vraag, en de zichtbaarheid ervan, het hoogst is.

2. Cash zit vast in voorraad die niet beweegt

Een proces dat geen onderscheid maakt tussen producten die een veiligheidsvoorraad nodig hebben en dode voorraad, vreet ongemerkt je magazijnruimte en je cash. Dit is meestal het moment waarop finance vragen begint te stellen over werkkapitaal. Terecht, want vastzittende voorraad is een vastzittend groeibudget.

3. Het hele proces zit in het hoofd van één persoon

Draaien bestelbeslissingen om het inzicht en de leverancierskennis van één inkoper? Dan is het proces niet gedocumenteerd. Dat gaat goed totdat die persoon met verlof is, een nieuwe baan heeft, of simpelweg te druk is om elke SKU te checken. 

Afhankelijkheid van één persoon is een van de meest voorkomende redenen waarom groeiende bedrijven uiteindelijk investeren in een goed ingericht demand planning en forecasting proces.

Herken je al twee of meer van deze signalen? Dan heb je een gat in jouw proces. Het goede nieuws is, je hoeft hier geen nieuwe mensen voor aan te nemen. Met Optiply automatiseer je replenishment om stockouts te voorkomen.

4. Inkoop draait nog steeds handmatig op spreadsheets, voor elke order

Spreadsheets schalen niet mee met het aantal SKU's, leveranciers of bestelfrequentie. Fitwinkel, een klant van Optiply, stapte over van Excel naar geautomatiseerde inkoop en won daarmee meer dan een dag per week terug die eerst opging aan handmatig bestellen.

De Inkoop en Sales Manager van Fitwinkel, Martijn Janssen, verwoordt het simpel: "De foutgevoeligheid is eruit. Daarnaast, heb ik meer dan een dag extra in de week die ik niet aan inkopen hoef te besteden." Dat is de structurele kostenpost van handmatig blijven werken, geen eenmalige inefficiëntie.

5. Nee-verkopen zie je pas achteraf, in de cijfers, niet vooraf

Is een klacht van een klant of een omzetdip aan het einde van de maand je eerste teken dat een product uitverkocht is? Dan heeft je proces geen vooruitziende blik. Je stuurt je demand planning dan bij via de achteruitkijkspiegel.

6. Een nieuwe collega vraagt meteen om een systeem dat niet bestaat

Wanneer een bedrijf voor het eerst een Head of Supply Chain of Purchasing Manager aanneemt, zijn de eerste vragen van die persoon meestal: "Wat is de logica achter het reorder point?" en "Waar is de forecast?". Is het eerlijke antwoord "Dat zit in iemands hoofd" of "Dat staat in een spreadsheet"? Dan heeft de nieuwe collega net een gat in het proces blootgelegd dat er al lag.

‍

Hoe ziet volwassen demand planning en forecasting eruit?

Een volwassen proces maakt van elk signaal hierboven een berekening in plaats van een onderbuikgevoel. Het werkt met berekende veiligheidsvoorraad in plaats van een buffer op gevoel, onderbouwt elke bestelbeslissing zodat niemand een single point of failure is, en signaleert verschuivingen in de vraag vóórdat ze tot stockouts leiden, niet erna.

Dat loont aantoonbaar. Onderzoek van McKinsey naar AI-gedreven forecasting laat zien dat de overstap van handmatige methodes de forecastfout met 20-50% kan verlagen en gemiste omzet door stockouts met tot 65% kan terugdringen. 

Tackle Group Europe, ook klant bij Optiply, groeide 20% in omzet op jaarbasis, met een gelijke stock-to-sales ratio en 3 procentpunt hogere beschikbaarheid, op een moment dat het bedrijf al 90% van de inkoopbeslissingen automatiseerde. Juist die laatste paar procentpunten zijn waar de marge zit zodra je al lean draait.

Bepalen welk signaal voor jouw bedrijf geldt is stap één. Stap twee is de forecast zelf aanscherpen: hier lees je hoe je jouw forecastnauwkeurigheid verbetert, de concrete vervolgstap zodra je weet waar je proces vastloopt.

‍

Begin vandaag met het verbeteren van je demand planning en forecasting

De meeste tools stoppen bij een beter getal. Optiply's Supply Chain Agent gaat verder. Het koppelt met jouw verkoop-, voorraad- en leveranciersdata, berekent automatisch safety stock en reorder points, en plaatst zelf inkooporders in plaats van jou alleen een advies te geven waar je zelf actie op moet ondernemen.

Elke beslissing komt met een uitleg in gewone taal, zodat het proces fixen niet betekent dat je de ene black box voor de andere inruilt. Meer dan 500 e-commerce-, retail- en groothandelsbedrijven laten hun replenishment al op deze manier lopen.

Benieuwd hoe het werkt? Plan een gratis demo en we laten je precies zien hoe de Supply Chain Agent giswerk en tijdrovende voorraadinkoop wegneemt. Nog niet zeker? Bereken je besparing en ontdek hoeveel je kunt besparen op jouw voorraad.

‍

Veelgestelde vragen over demand planning en forecasting

Hoe weet ik of mijn demand planning en forecasting verbetering nodig heeft?

Herken je twee of meer van de zes signalen hierboven, onverwachte stockouts, cash vast in trage voorraad, alle kennis bij één persoon, handmatige inkoop via spreadsheets, nee-verkopen die je pas achteraf opmerkt, of een nieuwe collega die vraagt om een systeem dat je niet hebt? Dan heeft je proces verbetering nodig.

Hoe ziet volwassen demand planning er in de praktijk uit?

Een volwassen proces berekent safety stock en reorder points op basis van data in plaats van gevoel, documenteert elke beslissing zodat die niet van één persoon afhangt, en signaleert verschuivingen in de vraag vóórdat ze tot een stockout leiden, niet erna.

Wat zijn de meest gemaakte fouten in demand planning?

De meest gemaakte fouten zijn vasthouden aan spreadsheets terwijl het aantal SKU's groeit, buffervoorraad aanhouden uit gewoonte in plaats van berekende safety stock, en geen gedocumenteerde logica hebben achter bestelbeslissingen.

Hoe vaak zou je je demand plan opnieuw moeten bekijken?

Bekijk het proces zodra zich een trigger voordoet, zoals een stockout tijdens een campagne, druk vanuit finance op werkkapitaal, een belangrijke aanwerving, of een klacht over de fill rate, in plaats van te wachten op een jaarlijkse cyclus.

Wat is het verschil tussen demand planning en demand forecasting?

Forecasting voorspelt het getal. Planning bepaalt wat je ermee doet, van voorraadniveaus tot leveranciersorders. Bekijk de volledige uitleg van de basisprincipes van demand planning voor het complete beeld.

Kan demand planning en forecasting geautomatiseerd worden?

Ja. Geautomatiseerde replenishment-tools berekenen safety stock, reorder points en inkooporders rechtstreeks vanuit vraagdata. Dat is precies wat het verschil overbrugt tussen een handmatig proces en een volwassen proces.