Leijtens Import: de distribuidor a mayorista de belleza

Un portafolio con una o dos marcas es fácil de gestionar. Pero ¿qué ocurre cuando creces como mayorista y amplías tus compras con diez marcas más? En este proceso, es importante no perder la visión global y garantizar un flujo constante de mercancías entrantes. Leijtens Import cuenta cómo ha optimizado su proceso de compras y la gestión de stock basado en datos.

Leijtens Import: de pequeño distribuidor de perfumería a mayorista de cosmética

Lo que comenzó como un pequeño distribuidor de perfumería, Leijtens Import se ha convertido hoy en un nombre destacado dentro de la industria cosmética. Aunque Peter Leijtens sigue siendo director, su hijo Willem y su hija Elise han dado pasos para mantener a la empresa en el buen camino. Con los años, Leijtens Import ha creado un sólido portafolio de clientes. Suministran a minoristas europeos como Douglas, ICI Paris, DA, Etos, Kruidvat y otros grandes actores online. Además, el mayorista de belleza gestiona también un ecommerce propio: Beautytasting.com. En los próximos años, el crecimiento será el foco estratégico de Leijtens Import, con el objetivo de expandir la distribución al resto de Europa.

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Más personal y mayor dedicación

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Cuando Tamara Knulst comenzó como responsable de compras en Leijtens Import, primero ejerció el rol de brand manager de varias marcas de cosmética. Aunque al principio cada persona es responsable de sus propias compras, con la profesionalización Tamara asumió la responsabilidad final de las compras en los últimos dos años.

En un showroom lleno de productos cosméticos, Tamara explica la situación de las compras: “El reto estaba en que el proceso de compras anterior era muy laborioso”. Para poder comprar, ciertos datos se extraían de Exact Online, y Tamara realizaba análisis adicionales en Excel.

“Con tantos productos y marcas, lleva muchísimo tiempo. Además, no tienes una visión completa de todo, lo que hace que a menudo se compre en base a la intuición.”

Esto fue una señal clara para el camino a seguir: había que buscar una solución para automatizar el proceso de compras. Si el mayorista de cosméticos hubiera seguido trabajando solo con Exact Online y Excel, Leijtens Import habría tenido que contratar a un responsable de compras adicional. Además, no habría sido posible añadir nuevas marcas al portafolio.

“Creo que de todas formas habría sido necesario un segundo responsable de compras. Y no creo que hubiéramos podido añadir muchas marcas a nuestro portafolio.”

Automatización y datos para ampliar el portafolio

Gracias a la automatización del proceso de compras, Leijtens Import pudo crecer. Era clave realizar los pedidos a tiempo. “Las compras se hacían a tiempo, de modo que no se perdían ventas. Por ejemplo, si pedías una semana más tarde, esto se notaba inmediatamente en el número de productos en falta para entregar.”

La automatización permitió a Leijtens Import introducir varios cambios: “Se nota que los clientes disfrutan trabajando con nosotros.”

Desde entonces, los datos se han integrado en el proceso de compras de Leijtens Import. El portafolio del mayorista ha crecido tanto que ya es imposible trabajar sin datos.

Más datos disponibles con Exact

Una condición importante para trabajar con Optiply era la conexión con Exact Online. “Optiply era uno de los pocos actores que ofrecía integración con nuestro sistema ERP.”

La conexión entre Optiply y Exact proporcionó a Leijtens recomendaciones de compra basadas en datos. “Ahora tenemos en tiempo real una posición de stock mínima y máxima.”

Tamara señala que pudo confiar rápidamente en el sistema porque la fuente transmitía la información correcta. El proceso de compras se vuelve más transparente gracias a la categorización ABC, que facilita el trabajo a nivel de producto: “Me resulta muy útil tener categorías ABC. A veces piensas que un producto va bien, y al final no rinde tanto porque está en la categoría C.”

Fácil de usar y transferible

Optiply es una herramienta muy fácil de usar, y la versión 2.0 ha mejorado aún más la experiencia: “Ahora todo es más claro para cada artículo y proveedor.”

Además, el sistema facilita la transferencia de tareas. Una nueva empleada asumió temporalmente el departamento de compras: “La persona recién incorporada aprendió a trabajar en Optiply muy rápido. También comentó que era una herramienta agradable para trabajar.”

Cuanto más intuitivo es un sistema, menos tiempo lleva aprenderlo. Para Tamara, que trabaja sola en el departamento, esto es esencial: si hay ausencias, las tareas pueden ser asumidas rápidamente.

Menos ventas perdidas gracias al uso correcto de datos

Leijtens Import también nota cambios en el lado del cliente: “Las llamadas que recibimos preguntando por qué un producto no se ha entregado son mínimas.”

La entrega completa es clave para un mayorista. El proceso de automatización también ha impactado de forma importante en la gestión del almacén: al planificar bien las compras y el stock, los nuevos productos llegan de manera consistente.

“Las personas en el almacén son quienes ven físicamente los huecos en las estanterías. Ahora coordino la planificación de compras para que los productos lleguen de manera regular.”

De este modo, las estanterías están abastecidas de forma equilibrada y los productos entrantes se distribuyen mejor.

Un proceso de compras automático de manera sencilla y fiable

Gracias a una visión más transparente, un proceso de compras optimizado, un portafolio ampliado y decisiones basadas en datos, Leijtens Import logró en los primeros meses un ahorro del 40% en inventario y un crecimiento del 49% en facturación. Su proceso de optimización continúa, alcanzando una disponibilidad de producto del 96% y una reducción significativa de ventas perdidas.

Estos son resultados excelentes para Tamara: “Con Optiply esperaba dedicar mucho menos tiempo a las compras, y esto se ha conseguido con creces.”

Leijtens Import ha logrado mantener una posición de stock saludable, lo más importante para el mayorista de belleza:

“Optiply te permite automatizar el proceso de compras de forma sencilla y fiable, lo que se traduce en más facturación y un nivel de stock saludable.”