Cómo Travelbags ha mejorado la disponibilidad de producto y el flujo de caja con Optiply desde 2019

Travelbags funciona a pleno rendimiento con más de 16.000 productos y más de 100 marcas. Gracias a Optiply, la automatización del proceso de compra ha pasado del 70% a casi el 100%, lo que se traduce en menos trabajo manual y mayor control de la gestión de inventario.

Sigue leyendo para entender cómo Optiply ayuda a Travelbags a moverse con rapidez y disponer siempre del stock adecuado, incluso en picos inesperados de demanda.

La necesidad de una estrategia de compras dinámica y basada en datos

Travelbags es uno de los mayores retailers online de maletas y bolsos en los Países Bajos. Con más de 16.000 productos activos en su catálogo y más de 100 marcas, contar con una estrategia de compras eficaz es crucial para el éxito de la empresa.

La demanda fluctúa significativamente por tendencias estacionales como las vacaciones de verano, la vuelta al cole o el Black Friday. Esto requiere una estrategia de compras no solo basada en datos, sino también dinámica y flexible.

Travelbags lleva trabajando con Optiply unos 5 años. En 2024, contrataron a Tygo Bril como nuevo responsable de compras. Hablamos con él sobre su nuevo rol, los retos actuales de Travelbagsy cómo Optiply le ayuda a superarlos.

De la compra manual a las primeras optimizaciones con Optiply

Antes de usar Optiply, los compradores de Travelbags realizaban pedidos manuales cada día en función de datos de ventas, revisiones internas de proveedores y productos, previsiones por marca y, en gran medida, por intuición.

Las compras son una operación crítica que influye directamente en el crecimiento de Travelbags. Para mejorar su estrategia de reaprovisionamiento, un responsable de compras anterior contactó con Optiply. Tras la primera consulta, quedó claro que había un gran potencial: reducir los niveles de inventario y, al mismo tiempo, mejorar la disponibilidad de productos.

En solo dos meses de colaboración, allá por 2020, los primeros resultados ya eran evidentes. En pocas semanas, la disponibilidad de productos A y B aumentó un 20%, mientras que el valor total de inventario en euros se redujo más de un 22%, lo que supuso un impulso importante al flujo de caja.‍

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De un 70% a un 96% de automatización en compras

Aunque Travelbags llevaba años trabajando con éxito con Optiply, el pasado septiembre Tygo Abril asumió toda la responsabilidad de la estrategia de compras y de optimizar el uso de la plataforma.

Tygo recuerda sus primeros días en Travelbags:

“Me ocupo principalmente del reaprovisionamiento de nuestras marcas y, además, tengo un rol adicional de mejora de procesos en el departamento logístico. Es una buena combinación de compras y optimización de procesos, y trabajo con Optiply a diario para que todo funcione sin problemas.”

Cuando Tygo se incorporó, Optiply era una herramienta totalmente nueva para él, pero lo que le sorprendió fue que, a pesar de los buenos resultados, solo se seguía el 70% de las recomendaciones de compra del software.

Antes de su llegada, el proceso de compras aún presentaba cuellos de botella:

• Un nivel de servicio en torno al 80% para productos A, lo que hacía que artículos populares y de alto margen se agotaban con frecuencia
• Mucho trabajo manual en el reaprovisionamiento, que consumía demasiado tiempo
• Desequilibrio en los niveles de stock, limitado por el espacio de almacén y las fuertes fluctuaciones de la demanda

Con una nueva perspectiva y determinación, Tygo comenzó a buscar más oportunidades de automatización. Optimizar procesos y colaborar estrechamente con el equipo de Customer Success de Optiply permitió aumentar la automatización del 70% al 96%.

“Antes seguíamos revisando y actualizando pedidos manualmente. Ahora podemos gestionar el reaprovisionamiento de productos A y B con solo unos clics. Nuestro próximo objetivo es automatizar por completo el 4% restante de los productos C”, explica Tygo.

La automatización ha reducido significativamente el tiempo dedicado a compras:

“Me ahorro entre 3 y 4 horas al día que antes pasaba creando pedidos manualmente. La diferencia en mi jornada es enorme.”

Mayor disponibilidad y ventas gracias a un asesoramiento dinámico

Además de la automatización, la mejora continua se apoya en reuniones periódicas con el Customer Success Manager de Optiply.

Tygo comenta: “Una vez al mes tengo una reunión con Joren, nuestro Customer Success Manager. Revisamos lo que va bien y lo que se puede mejorar. Si tengo dudas entre medias, le escribo directamente. Está siempre disponible y eso nos permite mejorar rápidamente.”

Antes, se modificaban muchas de las recomendaciones del software, pero ahora Tygo confía plenamente en ellas, y los resultados son claros:

• La disponibilidad de productos A pasó del 80% al 95%
• Los productos B subieron del 71% al 84%
• Los productos C mejoraron del 72% al 77%

Estas mejoras se lograron gracias a decisiones conscientes sobre niveles de inventario y flujo de caja. Al usar el espacio de almacén de forma eficiente y priorizar los productos A y B, las ventas en estas categorías crecieron hasta un 10%.

Flujos de trabajo más inteligentes, mejores resultados

Cada mañana, Tygo entra en Optiply para revisar las recomendaciones de compra. Comprueba qué marcas necesitan reaprovisionamiento y, la mayoría de los días, completa todos los pedidos necesarios en 1–1,5 horas.

“Optiply muestra claramente qué marcas necesitan reaprovisionamiento, qué SKUs se necesitan y en qué cantidad. Lo mejor es que ya no tengo que pensar qué pedir: las sugerencias son tan precisas que prácticamente puedo confiar en ellas por completo.”

El tiempo ahorrado se dedica ahora a tareas de mayor valor, como negociar con proveedores o seleccionar nuevos productos. Es un claro ejemplo de cómo la automatización no sólo aligera la carga diaria, sino que también contribuye al crecimiento estratégico de Travelbags.

Una colaboración sólida

John Horstra, propietario de Travelbags, también es muy positivo sobre la colaboración:

“Miramos atrás con gran satisfacción. Más allá del buen funcionamiento del sistema, la comunicación es ágil. Optiply nos ha dado más estructura en los momentos de compra, ayudándonos a adquirir los productos correctos en el momento adecuado y mantenerlos en stock.”

Añade:

“También hemos ganado una visión más clara de qué productos son más importantes para nuestros objetivos de ingresos y márgenes. Optiply ha apoyado nuestro crecimiento dándonos más control — y raramente tenemos que decir ‘no’ a los clientes.”

Es el resultado de un trabajo conjunto de cinco años. Ahora que el proceso diario de compras funciona de manera tan eficiente, el equipo ya piensa en los próximos pasos y nuevas oportunidades para seguir creciendo.

Una mirada al futuro: más automatización y crecimiento

El objetivo actual es reforzar la estrategia de reaprovisionamiento y preparar Travelbags para el futuro.

Una de las mayores oportunidades está en automatizar la gestión de los productos C, que son menos predecibles y aún requieren revisiones manuales. Automatizar esta parte del proceso ayudará a equilibrar mejor el inventario y reducir el riesgo de exceso de stock.

Tygo también ve potencial en los módulos promocionales de Optiply para eventos como Black Friday:

“El sistema nos puede ayudar a escalar rápidamente durante campañas estacionales, indicándonos exactamente qué productos debemos reforzar para cubrir la mayor demanda.”

El gran salto hacia la automatización total sería la integración EDI, que permitiría a Optiply no solo recomendar compras, sino también lanzar pedidos directamente a los proveedores.Tygo:

“Estamos explorando cómo integrar EDI para automatizar aún más. En el futuro, puede queno tengamos que enviar ningún pedido manualmente — Optiply lo hará por nosotros.”

La colaboración entre Travelbags y Optiply demuestra cómo la optimización del inventario basada en datos genera mayor disponibilidad de productos, más eficiencia y crecimiento medible de los ingresos.

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