Phone Factory ya no pierde ventas gracias a Optiply

¿Eres un emprendedor de e-commerce en rápido crecimiento que lucha con la gestión de inventario? Entonces, el caso de Phone Factory es una lectura obligada.

Bart Latenstein, cofundador y responsable técnico, fundó Phone Factory como un trabajo escolar y lo convirtió en un referente en el e-commerce. Jan Willem van der Knoop, cofundador y responsable de compras, optimizó la gestión de inventario junto a Optiply para apoyar el rápido crecimiento.

Nace Phone Factory

Phone Factory tiene su inicio cuando Bart Latenstein tiene que crear la empresa para financiar sus estudios. Decide contar con su amigo de la infancia Jan Willem van der Knoop. Juntos comienzan a vender fundas de teléfono. Lo que empieza en redes sociales y en bingos locales crece rápidamente hasta convertirse en una tienda online.

Cada hora invertida daba frutos

Bart: “Desde el inicio en 2014 todo fue muy rápido. En 2015 construí yo mismo una web y gestionábamos los pedidos desde la buhardilla de Jan Willem. Pegábamos los sellos a mano y luego íbamos al buzón a enviar los pedidos. Nos motivaba muchísimo ver que cada hora dedicada a Phone Factory se traducía en ventas.”

Enfoque más profesional tras un parón

Tras dos años, Bart y Jan Willem hacen una pausa para centrarse en sus estudios y empleos a tiempo completo. Esto redujo los pedidos diarios en un 50%. Sin embargo, todo cambió cuando Jeffrey van Battum se unió a finales de 2017.

Bart: “Con Jeffrey, nuestro enfoque empresarial cambió por completo.” Los tres decidieron profesionalizar el proyecto.

Bart continúa: “Lo hacíamos todo nosotros: preparar pedidos, atención al cliente, construcción y mantenimiento de la web y, por supuesto, las compras.”

Hoy en día aún realizan muchas tareas personalmente, pero con una clara división: Jan Willem se ocupa de compras, Jeffrey del marketing y Bart de la parte técnica y redes sociales.

Crecimiento rápido y nuevos retos

Finalmente, los tres emprendedores dejaron sus trabajos para centrarse por completo en Phone Factory.

Bart: “Y ahí sí que todo se aceleró.”

“Nos enfocamos plenamente en el crecimiento. Cada euro ganado iba - y sigue yendo - de nuevo a la empresa. Así pudimos expandirnos rápido y contratar más personal.”

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Falta de espacio

Jan Willem interviene para señalar que el crecimiento también trajo problemas: “Pasamos de un dormitorio a una oficina en un garaje. Nuestro stock crecía según el tamaño del espacio.

Cuando nos mudamos a un local de 60 m², preparar los pedidos se complicó. También aumentó el número de productos. Memorizar dónde estaba todo era cada día más difícil.”

Pérdida de control

Jan Willem continúa: “Trabajábamos con hojas Excel. Con el aumento de referencias perdimos por completo la visión global. Eso provocó muchas ventas perdidas. Era frustrante que un cliente comprara un producto y luego descubrir que no estaba en stock.”

“Hasta que empezamos con Optiply no supimos la cantidad de stock muerto y excedente que teníamos. Optiply nos ayudó mucho a hacerlo visible.”

Con la solución inteligente de Optiply, Phone Factory consiguió una visión mucho más clara de su inventario.

Phone Factory elige Optiply

Jan Willem explica que buscó una solución para el complejo proceso de compras y gestión de stock:

“El hecho de que Optiply también fuera una start-up en ese momento nos convenció.”

Bart añade:“Optiply fue realmente uno de las primeras soluciones con las que trabajamos, junto con Lightspeed, que usamos para la web.”

“Cuando nos mudamos a un local más grande también empezamos a usar Picqer como software de almacén. Con nuevos empleados, era imposible seguir trabajando ‘sin sistema’.”

Jan Willem: “Jeffrey, nuestro tercer socio, al principio era escéptico. Si lo haces todo tú, piensas que solo tú sabes cómo. Pero cuando empezó a comprobar productos y vio que todo estaba en stock, quedó rápidamente convencido.”

Beneficios de la automatización de compras

Jan Willem: “Nuestra forma de trabajar es simplemente empezar y luego ajustar sobre la marcha. Deberíamos haber implantado la solución mucho antes, pero el crecimiento a veces llega inesperadamente.

Ahora puedo decir que, sin Optiply, la gestión de compras no sería posible en términos de tiempo. En nuestro sector los pedidos son continuos.”

Gracias al tiempo que ahorra con Optiply, Jan Willem también puede centrarse en la gestión de productos, la relación con proveedores y el control de tiempos de reaprovisionamiento.

Adiós a las ventas perdidas

Bart coincide: “Optiply también nos ayudó mucho en la internacionalización. Alemania creció muy rápido en poco tiempo y Optiply lo detectó en seguida. La solución veía que vendíamos más y que debíamos comprar más para satisfacer la demanda. De hecho, desde que usamos Optiply no hemos tenido ventas perdidas.”

Bart también destaca otro cambio: “Pasamos del transporte aéreo al marítimo en contenedores. Así reducimos flujos logísticos y costes de compra. Antes recibíamos carga cada mes, ahora un contenedor cada trimestre.”

Optiply también ayudó a planificar los flujos de transporte y a hacer más eficiente el uso de contenedores.

Mirando al exterior

Con el gran crecimiento de los últimos años, surge la pregunta: ¿qué planes tienen ahora?

Jan Willem: “Este año queremos anticiparnos al crecimiento y ordenar la organización.”

Bart añade: “También planeamos expandir Phone Factory. Hemos empezado en el Reino Unido con smartwatch-straps.co.uk. El único problema es el largo plazo de entrega. En Alemania garantizamos ‘next-day-delivery’ en pedidos antes de las 13:00, pero en Reino Unido aún tardamos una semana.”

“El objetivo es expandirnos a Polonia y después a los países nórdicos. Queremos abrir más tiendas en otros países, con el mismo catálogo y estructura de dominios que ya aplicamos en Benelux, Alemania, Francia y España.”

Acelerando los planes de crecimiento

Con la entrada en mercados como Reino Unido y Polonia, Phone Factory sigue creciendo. Optiply permite a la empresa responder con eficiencia al aumento de la demanda y a los retos internacionales de inventario.

Gracias a la automatización inteligente de compras, Phone Factory minimiza las roturas de stock y acelera sus planes de expansión. La combinación de datos y estrategia asegura que la internacionalización siga estando al alcance.

Menos exceso de stock

En el último año, el nivel de inventario de Phone Factory se redujo un 59% y las ventas perdidas un 41%.

Jan Willem sobre la gestión de stock: “Queremos tener siempre stock de nuestros productos A. Para las categorías B y C, junto con Meine Brueker, nuestro customer success manager, definimos el tamaño óptimo de stock.”

Funciones favoritas

Jan Willem: “En Optiply siempre hay espacio para dar feedback. Puedo consultar cómo aprovechar mejor la solución.

Estoy muy contento con la categorización ABC. Me ayuda mucho a formar a nuevos compañeros porque puedo mostrarles el impacto de cada tipo de producto.

Además, usamos mucho la nueva función de exportación. Con un flujo de pedidos continuo y 17.000 referencias, resulta muy útil exportar listas de productos.”