Mastertools, fundada en 2008,es una empresa familiar de rápido crecimiento especializada en herramientas eléctricas de alta calidad. Desde sus oficinas en Groningen y su almacén en Bleiswijk, gestionan más de 100.000 pedidos online al año, generando 36 millones de euros de facturación y creciendo más de un 10% anual.

Pero tras bastidores, el proceso de compras estaba llegando a sus límites.

Con más de 1.100 pedidos pendientes y flujos manuales propensos a errores, estaba claro que algotenía que cambiar. En mayo de 2024, Mastertools se pasó a Optiply.

En la feria Webwinkel Vakdagen, el Business Manager Randy Hatzmann explicó cómo esta decisión les llevó a un control de inventario más inteligente y a márgenes significativamente mayores.

Cómo un modelo estático min/max limitaba el crecimiento de Mastertools

Durante años, Mastertools dependió de un modelo de compras estático min/max dentro de ExactOnline. A medida que el negocio crecía y el surtido se expandía, las limitaciones de este sistema se hicieron imposibles de ignorar. No existía manera de ajustar dinámicamente los niveles de stock en función de la demanda en tiempo real, las tendencias o los precios.

Los compradores trabajaban en gran parte por intuición, sin disparadores claros, lo que provocaba:

• Más de 1.100 pedidos pendientes
• Sobrestock y stock muerto de artículos de baja rotación
• Ninguna visibilidad de los plazos de entrega de proveedores
• Hasta 20 rondas manuales de compras al día

La falta de estructura generaba una alta carga de trabajo, retrasos y un proceso que simplemente no era escalable. Como señaló Randy: "Sin información deprecios ni automatización, estábamos perdiendo ventas constantemente. A veces perdíamos un pedido completo porque faltaba un solo artículo."

El equipo se diocuenta de que la configuración actual les estaba costando tiempo, precisión y, lo más importante, margen.

De sistemas complejos a una solución inteligente y escalable

En su búsqueda de una solución alineada con su escala y ambiciones, Mastertools descubrió Optiply. Donde otras soluciones más grandes resultaban rígidas y pesadas, Optiply ofrecía claridad, rapidez y flexibilidad.

Gracias a la integración plug-and-play con Exact Online, la implantación se completó en pocas semanas, sin largos procesos de IT ni configuraciones complicadas. El equipo describe ahora la plataforma como intuitiva y diseñada para que los departamentos de compras trabajen de forma proactiva y estratégica, no solo reactiva.

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El impacto de las compras basadas en datos: control, crecimiento y mayores márgenes

El cambio a Optiply tuvo un efecto inmediato. En lugar de pasar jornadas enteras en tareas repetitivas, el equipo de repente disponía de tiempo para centrarse en lo estratégico. El asesoramiento de compra se volvió más fiable, las operaciones fluyeron mejor y la gestión de inventario se afinó.

Los resultados hablan por sí solos:

• 50% menospedidos pendientes
• 21% menos stock
• 92% de las compras automatizadas

"Nuestrosdos compradores ya no dedican más de 15 minutos al día al reaprovisionamiento,gracias al 92% de automatización. Antes les ocupaba toda la jornada. Al mismotiempo, hemos reducido a la mitad los pedidos pendientes y bajado el inventarioun 20%."

Como resultado de esta automatización, el equipo no solo trabaja de forma más eficiente, sino que ahora se centra en cuestiones que contribuyen directamente al crecimiento y lamejora del margen.

Mayor visibilidady decisiones más inteligentes con precios dinámicos

Más allá de la automatización, Mastertools quería integrar la tarificación dinámica en su estrategia de compras. Al conectar Priceshape con Optiply, el equipo obtiene ahora información en tiempo real sobre su posición de precios en el mercado. Esa transparencia resultó ser un cambio de juego.

Con el indicador de rendimiento de precios de Optiply, los compradores pueden ver de inmediato qué sugerencias de compra necesitan una segunda revisión y cuáles se puedena probar automáticamente.

"Cuando sabemos que estamos en la posición #1 de precios, podemos dar al botón de compra con confianza el 95% de las veces", dice Randy. "El tiempo que ahorramos lo dedicamos a gestionar activamente campañas, optimizar precios y realizar aprovisionamiento internacional."

La combinación de precios dinámicos y compras dinámicas se refuerza mutuamente, generando mejores márgenes, decisiones más rápidas y mayor disponibilidad de productos de alta demanda.

De comprasoperativas a compras estratégicas

Con el 92% del proceso de reaprovisionamiento automatizado, el equipo de Mastertools dispone ahora de espacio para mirar hacia adelante. Los antiguos “apagafuegos” diarios han desaparecido y se han sustituido por optimizaciones continuas que mejoran directamente la rentabilidad.

Las prioridades estratégicas actuales del equipo incluyen:

• Integración EDI completa para pedidos automatizados en todas las marcas
• Expansión de la tarificación dinámica a más categorías de producto
• Aprovisionamiento internacional para mantener y mejorar la posición de precio #1
• Una planificación de surtido más inteligente basada en datos y tendencias estacionales

Esta colaboración con Mastertools refleja exactamente lo que representa Optiply: ayudar a las empresas a tomar las decisiones de compra correctas, de manera totalmente automatizada. Con una automatización inteligente, un software fácil de usar y sólidas integraciones de datos, Mastertools obtiene ahora más valor de cada pedido.

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