Cómo KoopjesDrogisterij automatiza completamente las compras y monitorea los márgenes con datos externos

KoopjesDrogisterijes un actor muy conocido en el sector de las parafarmacias online. Con unalmacén de 6.000 m² y más de 100 empleados, procesan más de 750.000 pedidosonline cada año. Tras un nuevo comienzo en 2023 bajo la empresa matrizDrogisterijWeb, quedó rápidamente claro que su sistema de compras a medida yano era sostenible de cara al futuro.

Cada actualización del sistema requería trabajo manual. Los datos de compras se procesaban de forma manual. Y no existía manera de seleccionar proveedores automáticamente en función de precio, plazo de entrega o disponibilidad. Para posibilitar un crecimiento escalable, KoopjesDrogisterij se pasó a Optiply en2024 para automatizar por completo el proceso de compras.

En la feria Webwinkel Vakdagen, el responsable de compras, Martijn Alserda, compartió su camino hacia el reaprovisionamiento totalmente automatizado.

Compras manuales,datos estáticos y oportunidades perdidas

Antes de usarOptiply, KoopjesDrogisterij dependía de un rígido sistema B2B hecho a medidaque carecía de flexibilidad. Cada actualización del software requería trabajo manual y no había una solución robusta para gestionar las compras. Con precios,disponibilidad y plazos de entrega cambiando a diario, el equipo simplemente no podía mantener el ritmo.

No había flujos de datos automatizados de los proveedores, y los compradores no podían cambiar fácilmente entre proveedores para conseguir el mejor precio o la entrega más rápida. Todo se gestionaba manualmente, basándose en modelos min/max obsoletos, sin margen para estacionalidad, promociones ni riesgo de stock.

Algunos de losprincipales retos eran:

• Un sistema de compras que no escalaba con el negocio.
• Datos externos que había que introducir manualmente.
• Ninguna conexión entre campañas de marketing y planificación de inventario.
• Flexibilidad limitada para gestionar ±100 proveedores activos.

Con más de 40.000 referencias (20.000 en stock) y 65.000 pedidos mensuales, las compras manuales dejaron de ser sostenibles.

Implantar unproceso de reaprovisionamiento escalable en solo 2 semanas

El cambio a Optiply vino impulsado por dos necesidades: velocidad y escalabilidad. Siguiendo el consejo de MontaWMS y con el apoyo del equipo de implantación deOptiply, KoopjesDrogisterij estuvo operativo en apenas 1 a 2 semanas.

Se establecieron las bases de una estrategia de reaprovisionamiento óptima mediante:

• Una rápida integración con Exact Online y EDI.
• Activación de data feeds para nutrir al algoritmo de compras con precios y disponibilidad.
• lineación de la estrategia de compras con el valor del inventario y la disponibilidad deproducto.
• Colaboración en una visión compartida hacia la automatización del 100% del reaprovisionamiento.

Con este cambio, KoopjesDrogisterij empezó a transformar su equipo de compras en una función totalmente basada en datos.

Convertir losdatos en una ventaja estratégica de compras

Desde que sepasaron a Optiply, KoopjesDrogisterij ha convertido su proceso de reaprovisionamiento, antes manual y reactivo, en una operación completamente basada en datos.

• Ahora trabajan con múltiples flujos de información:
• Datos de tienda: para obtener información sobre ventas, estacionalidad y rotación de productos.
• Datos de proveedores: precios, plazos de entrega y disponibilidad en tiempo real vía EDIy data feeds.
• Datos de marketing: para vincular campañas planificadas y promociones de temporada con compras.
• Datos externos: tendencias de mercado y rendimiento histórico.
• Datos de precios: para enriquecer las decisiones de compra con información sobre posicionamiento, descuentos y márgenes netos.

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Con base en estos datos, Optiply selecciona automáticamente al mejor proveedor para cada producto, teniendo en cuenta precio, plazo de entrega, disponibilidad y agendade compras. Durante la implantación, el equipo creó un business case compartido para equilibrar valor de inventario y disponibilidad. Martijn comenta: “Construir ese business case nos dio confianza en cada decisión que tomamos.”

Seis semanas más tarde, KoopjesDrogisterij estaba ya en pleno funcionamiento con Optiply y MontaWMS. El impacto fue inmediato:

• 40% menos pedidos pendientes (backorders)
• 32% menosinventario
• 94% de automatización en compras

Gracias a este cambio, el equipo ahora trabaja de forma más eficiente y se centra enactividades que realmente contribuyen a la rentabilidad: optimizar márgenes, buscar nuevos productos y negociar mejores acuerdos.

Del control del stock a maximizar márgenes con precios dinámicos

Con las operaciones diarias en gran parte automatizadas, KoopjesDrogisterij se centra ahora en maximizar el beneficio por pedido. El pricing dinámico es clave: enlugar de fijarse solo en los niveles de stock, el equipo tiene en cuenta larentabilidad de cada compra.

Se han añadido nuevas columnas a nivel de línea —precio de coste, conversión y margen neto— lo que permite tener visibilidad total del margen por producto y por proveedor. Las estructuras de precios complejas, incluidos acuerdos mensuales y anuales, se integran automáticamente en el precio de compra.

Esto incluye:

• El proveedor conmenor coste.
• Disponibilidad yplazos en tiempo real.
• Todas las promociones y descuentos activos.

El siguiente paso es alimentar el algoritmo con descuentos aún más complejos de proveedores para mejorar las decisiones de compra.

El camino haciala automatización total de las compras

Estamos optimizando procesos juntos para pasar del 94% a la automatización completa. La siguiente fase: evolucionar de una automatización avanzada a unas compras plenamente data-driven y orientadas al beneficio. Esto incluye:

• Despliegue completo de EDI con todos los proveedores
• Soporte de IApara compras a proveedores sin EDI
• Cambio de controlde margen bruto a neto con clasificación ABC-XYZ
• Integración depromociones de marketing en los flujos de compras
• Automatización deestructuras de descuento dentro del algoritmo de compras

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