Leijtens Import: de distribuidor a mayorista de belleza

Un portafolio conuna o dos marcas es fácil de gestionar. Pero ¿qué ocurre cuando creces comomayorista y amplías tus compras con diez marcas más? En este proceso, esimportante no perder la visión global y garantizar un flujo constante demercancías entrantes. Leijtens Import cuenta cómo ha optimizado su proceso decompras y la gestión de stock con datos.

Leijtens Import:de pequeño distribuidor de perfumería a mayorista de cosmética

Lo que comenzó como un pequeño distribuidor de perfumería, Leijtens Import se ha convertidohoy en un nombre destacado dentro de la industria cosmética. Aunque Peter Leijtens sigue siendo director, su hijo Willem y su hija Elise han dado pasospara mantener a la empresa en el buen camino. Con los años, Leijtens Import hacreado un sólido portafolio de clientes. Suministran a minoristas europeos como Douglas, ICI Paris, DA, Etos, Kruidvat y otros grandes actores online. Además,el mayorista de belleza gestiona también un ecommerce propio: Beautytasting.com. En los próximos años, el crecimiento será el foco estratégico de Leijtens Import, con el objetivo de expandir la distribución alresto de Europa.

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Más personal ymayor dedicación

Cuando Tamara Knulst TamaraKnulst comenzó como compradora en Leijtens Import, primero ejerció como brandmanager de varias marcas de cosmética. Aunque al principio cada persona eraresponsable de sus propias compras, con la profesionalización Tamara asumió laresponsabilidad final de las compras en los últimos dos años.

En un showroomlleno de productos cosméticos, Tamara explica la situación de las compras: “El reto estabaen que el proceso de compras anterior era muy laborioso”. Para poder comprar, ciertos datos se extraían de Exact Online, y Tamara realizaba análisisadicionales en Excel.

“Con tantosproductos y marcas, lleva muchísimo tiempo. Además, no tienes una visióncompleta de todo, lo que hace que a menudo se compre en base a la intuición.”

Esto fue unaseñal clara para la dirección: había que buscar una solución para automatizarel proceso de compras. Si el mayorista de cosméticos hubiera seguido trabajando solo con Exact Online y Excel, Leijtens Import habría tenido que contratar a un comprador adicional. Además, no habría sido posible añadir nuevas marcas alportafolio.

“Creo que detodas formas habría sido necesario un segundo comprador. Y no creo quehubiéramos podido añadir muchas marcas a nuestro portafolio.”

Automatización ydatos para ampliar el portafolio

Gracias a la automatización del proceso de compras, Leijtens Import pudo crecer. Era claverealizar los pedidos a tiempo. “Las compras sehacían a tiempo, de modo que no se perdían ventas. Por ejemplo, si pedías unasemana más tarde, esto se notaba inmediatamente en el número de productosfaltantes para entregar.”

La automatizaciónpermitió a Leijtens Import introducir varios cambios: “Se nota que losclientes disfrutan trabajando con nosotros.”

Desde entonces, los datos se han integrado en el proceso de compras de Leijtens Import. El portafolio del mayorista ha crecido tanto que ya es imposible trabajar sindatos.

Más datosdisponibles con Exact

Una condición importante para trabajar con Optiply era la conexión con Exact Online. “Optiply era uno de los pocos actores que ofrecía integración con nuestro sistema ERP.”

La conexión entre Optiply y Exact proporcionó a Leijtens recomendaciones de compra basadas endatos. “Ahora tenemos entiempo real una posición de stock mínima y máxima.”

Tamara señala que pudo confiar rápidamente en el sistema porque la fuente transmitía lainformación correcta. El proceso de compras se vuelve más transparente gracias a la categorización ABC, que facilita el trabajo a nivel de producto: “Me resulta muyútil tener categorías ABC. A veces piensas que un producto va bien, y al final no rinde tanto porque está en la categoría C.”

Fácil de usar ytransferible

Optiply es una herramienta muy fácil de usar, y la versión 2.0 ha mejorado aún más la experiencia: “Ahora todo esmás claro para cada artículo y proveedor.”

Además, el sistema facilita la transferencia de tareas. Una nueva empleada asumió temporalmente el departamento de compras: “La personarecién incorporada aprendió a trabajar en Optiply muy rápido. También comentóque era una herramienta agradable para trabajar.”

Cuanto más intuitivo es un sistema, menos tiempo lleva aprenderlo. Para Tamara, que trabaja sola en el departamento, esto es esencial: si hay ausencias, las tareaspueden ser asumidas rápidamente.

Menos ventasperdidas gracias al uso correcto de datos

Leijtens Import también nota cambios en el lado del cliente: “Las llamadas que recibimos preguntando por qué un producto no se ha entregado son mínimas.”

La entrega completa es clave para un mayorista. El proceso de automatización también haimpactado de forma importante en la gestión del almacén: al planificar bien lascompras y el stock, los nuevos productos llegan de manera consistente.

“Las personas enel almacén son quienes ven físicamente los huecos en las estanterías. Ahoracoordino mi planificación de compras para que los productos lleguen de maneraregular.”

De este modo, las estanterías están abastecidas de forma equilibrada y los productos entrantes se distribuyen mejor.

Un proceso decompras automático de manera sencilla y fiable

Gracias a unavisión más transparente, un proceso de compras optimizado, un portafolio ampliado y decisiones basadas en datos, Leijtens Import logró en los primeros meses un ahorro del 40% en inventario y un crecimiento del 49% en facturación.Su proceso de optimización continúa, alcanzando una disponibilidad de producto del 96% y una reducción significativa de ventas perdidas.

Estos son resultados excelentes para Tamara: “Con Optiply esperaba dedicar mucho menos tiempo a las compras, y esto se ha conseguido concreces.”

Leijtens Import ha logrado mantener una posición de stock saludable, lo más importante para elmayorista de belleza:

“Optiply te permite automatizar el proceso de compras de forma sencilla y fiable, lo que setraduce en más facturación y un nivel de stock saludable.”