Fitwinkel sustituyó Excel por la compra con IA

En 2001, Barryten Voorde empezó a vender fajas ortopédicas por Internet. Rápidamente decidióampliar con material de fitness y ahora, más de veinte años después, Fitwinkeldispone de uno de los mayores inventarios de fitness del Benelux.

Así lo presenta Twan van Essen, director general de Fitwinkel, una de las mayores empresas decomercio electrónico de fitness en el Benelux. “Atendemos tanto a clientes B2Ccomo B2B. El 75% de nuestra facturación procede de consumidores, pero elnegocio B2B está creciendo.”

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“Nuetrosfranquiciados compran a través de nosotros, pero también suministramosdirectamente a empresas que adquieren artículos de fitness, comofisioterapeutas y gimnasios; además somos distribuidores dentro del Benelux ygestionamos dos marcas propias y una marca de alimentación.”

Twan continúa explicando que el número de pedidos anuales ha alcanzado la impresionante cifra de 250.000. “La mayoría son dentro del Benelux, pero Alemania y Francia también están creciendo, especialmente ahora que nuestra web belga está disponible también en francés. Además tenemos clientes B2B en países como Rumanía, Suiza ySuecia.”

Un crecimiento rápido que deja en evidencia procesos no escalables

En más de veinte años, Fitwinkel se ha convertido en uno de los líderes del mercado del fitnessen el Benelux. Twan indica que la pandemia de la Covid-19 fue un momento crucial: “En 2020 y 2021 vimos cómo la facturación se multiplicaba por 2,5. En 2022 conseguimos mantenerla y este año volvimos a crecer.”

Fitwinkel supoaprovechar ese impulso. Sin embargo, el rápido crecimiento dejó claro que ciertos procesos no eran escalables.

Martijn Janssen,comprador, subraya que su antiguo método de compras con Excel consumía muchísimo tiempo. “Hacía una exportación de 15 días de ventas, comparaba los datos y trataba de adivinar los próximos meses. Eso me llevaba casi dos días. Ylas exportaciones seguían aumentando.” Twan coincide:“Trabajar con Excel dejó de ser viable.”

Martijn añade: “No podíamos seguir trabajando de esa forma manual. Nuevas marcas y proveedor esse iban incorporando continuamente. Era demasiado propenso a errores.”

Ahorro de tiempoy reducción de errores

Fitwinkel trabajacon un software integral de e-commerce de Logic4. Los datos de ese sistema alimentan la aplicación de Optiply, lo que permite a Martijn gestionar lascompras de Fitwinkel. “Con Optiply es mucho más fácil y rápido porque todas las órdenes de compra se preparan en el sistema y yo solo tengo que revisarlas.”

Martijn señala la importancia de la forecasting: “El hecho de que Optiply haga los cálculos,analice las ventas de los últimos años y pueda hacer una predicción… me ahorra tantísimo trabajo. Ese ahorro de tiempo es realmente el detonante. Y además esmucho menos propenso a errores que nuestra antigua forma de trabajar.”

Previsiones precisas en temporadas pico

Martijn: “Tenemos un enfoque bastante pragmático de la gestión de inventario. Si un producto nose vende, decidimos rápidamente retirarlo. Revisamos su rendimiento con frecuencia para evitar que ocupen espacio innecesario y se conviertan en un lastre financiero.”

“Black Friday esun buen ejemplo de lo que Optiply hace por nosotros. Antes preparaba una lista de productos de los que compraríamos más. Ahora vi que Optiply ya había incrementado el stock con antelación y estaba anticipando Black Friday. Asíque, mientras esperaba una lista enorme de pedidos, al final no fue paratanto.”

Una gestión deproveedores más eficaz

Twan aporta otro ejemplo: “A veces ajustamos los plazos de entrega de los proveedores en Optiply. Si tenemos espacio en el almacén, alargamos un poco el plazo y Optiply pide más productos. Mantenemos más stock, pero nos ayuda si los proveedores entregan con menos fiabilidad o si nuestro equipo de almacén está bajo presión por enfermedad o ausencias. Da un poco más de margen a todos.”

Martijn: “Antes vigilábamos manualmente los plazos de entrega de los proveedores. Ahora podemos ver claramente si llegan tarde y entonces contactamos con ellos o comprobamos si nuestro equipo logístico puede asumir la carga, como dice Twan.”

Fitwinkel haganado un día completo de compras

Twan y Martijn destacan que las compras nunca fueron un problema grave en Fitwinkel. Martijn:“Antes lo teníamos razonablemente controlado. Pero ahora no se nos escapa nada. Optiply incluso detecta los artículos más pequeños en los que yo no habría reparado y compra las cantidades correctas. Donde yo quizá compraría uno, Optiply aconseja tres porque tiene en cuenta tendencias, estacionalidad o el plazo de entrega del proveedor.”

Los mayores beneficios son claros: ahorro de tiempo y menos errores.

“Como ya no exporto hojas de Excel ni hago cálculos manuales, ya no cometo errores. Además, ahora tengo más de un día extra a la semana que no dedico a compras. Ese tiempo lo empleo en añadir artículos manualmente cuando es necesario y analizar con más calma. Simplemente tengo más tiempo para hacer las cosas mejor y sinprisas.”

Optimizaciones deinventario

Además de reducirel tiempo dedicado a compras, Fitwinkel ha logrado optimizar su inventario.Gracias al análisis ABC de Optiply, el stock se divide en tres categorías:

En seis meses,han reducido un 48% y 47% en las categorías A y B. La categoría C bajó un 29% porque sus productos tienen menor rotación.

En total, elinventario de Fitwinkel se redujo en 44%. Y lo más importante: sin perderingresos. En el mismo periodo, la facturación aumentó un 54%.

Un referente ene-commerce

Fitwinkel es ya un nombre consolidado en retail y e-commerce. El pico durante la pandemia supuso un impulso adicional que supieron mantener.

Martijn: “Hemos invertido en buen personal y, lo que es importante, la condición física y la salud nunca pasan de moda. Siguen siendo clave para la gente. Tras el Covid, muchas empresas también han entendido que es importante que sus empleados se mantengan en forma y que, por ejemplo, un área de deporte puede ser un factor para retener talento.”

Twan añade que aún hay oportunidades de crecimiento fuera del Benelux: “El año pasado adquirimos una nueva marca, Flow Fitness. Vendemos bien en Países Bajos y Bélgica, y ahora se trata de ampliar catálogo y cuota de mercado. Pero aún hay muchas oportunidades en el resto de Europa, por ejemplo para captar nuevos clientes B2B. De hecho, un nuevo compañero se dedica ya a ello a tiempo completo.”

Aprovechar nuevasoportunidades de crecimiento

Uno de los grandes planes de futuro es un nuevo almacén y oficina. Twan: “Es una necesidad porque tenemos muchos productos almacenados externamente. Nuestra ubicación actual es de 8.000 m² y seis metros de altura. Queremos el mismo espacio, pero con el doble de altura. Sería un gran paso.”

Explica por qué un almacén mayor supone oportunidades: “Vemos muchas posibilidades de crecimiento ampliando la gama. Para trabajar con marketplaces necesitas stock. No cantidades desmesuradas, pero sí los productos adecuados. El plazo deentrega es fundamental, especialmente en marketplaces. Ya ofrecemos ‘pedido antes de las 23:59 y entrega al día siguiente’, pero si no cumples eso en unmarketplace, la venta se va rápido a otro vendedor que quizá no sea mejor, perosí más rápido.”

Siempre un pasopor delante

Twan concluye subrayando lo que caracteriza a Fitwinkel como empresa: “Siempre intentamos dar un paso más, mejorar las cosas. Ahora estamos creando dos nuevos puestos enfocados en marketplaces. Y también trabajamos en imágenes AR y 3D de nuestros productos. Siempre intentamos estar un paso por delante de la competencia.”